Електронна трудова книжка на порталі Пенсійного фонду містить відомості про трудову діяльність, але статус «скан-копії надіслані» ще не означає, що записи вже оцифровані без помилок. Після подання потрібно перевірити результат, зіставити періоди роботи зі страховим стажем і зберегти паперові оригінали.
Увійдіть до офіційного кабінету
Відкрийте portal.pfu.gov.ua самостійно й авторизуйтеся підтримуваним способом. На чужому пристрої не зберігайте КЕП або пароль. У меню знайдіть «Електронна трудова книжка», «Дані ЕТК» та вкладки з відцифрованими відомостями й сканами. Назви елементів можуть оновлюватися, тому орієнтуйтеся на офіційні підказки порталу.
Перегляньте дані про прийняття, переведення та звільнення. Звірте роботодавця, дати, номер наказу й посаду з паперовою книжкою, наказами або довідками. Особливо уважно перевірте періоди до 1 січня 2004 року, відомості про які можуть переноситися з паперових документів.
Перевірте статус звернення
ПФУ пояснює: застрахована особа бачить стан у розділі «Мої звернення». «Виконано» означає, що дані опрацьовано й актуалізовано; «Скасовано виконання» — що звернення не прийнято, а причина має бути в полі повідомлення. Інші статуси можуть означати, що документи ще в черзі.
Улітку 2026 року ПФУ повідомив про збільшення кількості звернень і продовження опрацювання після завершення перехідного періоду. Не подавайте дубль лише через тривале очікування: спершу перевірте статус і офіційне роз’яснення. Відсутність оцифрованого запису сама по собі не позбавляє страхового стажу.
Що робити з помилкою
Відкрийте причину відхилення. Типові проблеми — нечіткі або чорно-білі скани, обрізані дати й номери, відсутня титульна сторінка, неправильна послідовність або невідповідність персональних даних. Підготуйте нові кольорові зображення з оригіналу, де видно весь розворот.
- ПІБ і дата народження збігаються;
- усі сторінки розташовані послідовно;
- печатки, підписи й номери читаються;
- періоди не перекриваються помилково;
- статус повторної заяви відстежується.
Звірте страховий стаж
Електронна трудова книжка й страховий стаж — пов’язані, але не тотожні набори даних. Порівняйте ЕТК з відомостями Реєстру застрахованих осіб і довідками ОК-5 або ОК-7. Якщо період роботи є в книжці, але не врахований, зберіть підтвердні документи й зверніться до ПФУ через офіційний канал.
Збережіть результат
Сформуйте «Витяг з ЕТК», якщо він потрібен для перевірки або установи. Не редагуйте отриманий файл і не публікуйте його: документ містить персональні відомості. Паперову книжку, накази та довідки не викидайте навіть після успішного оцифрування.
Юридичне застереження: рішення про врахування конкретного періоду стажу приймає ПФУ на підставі реєстрових і підтвердних даних.
Підготуйте докази до звернення
Якщо запис нечіткий або відсутній, зберіть трудову книжку, довідку підприємства, витяг з наказу, особові рахунки чи архівну довідку — залежно від періоду. Не завантажуйте випадкові файли «про всяк випадок»: кожен документ має стосуватися конкретної розбіжності та бути читабельним.
У зверненні назвіть роботодавця, точні дати й помилкове поле, додайте копії та збережіть номер реєстрації. Якщо підприємство ліквідовано, уточніть місце зберігання архіву. Усне підтвердження колеги не замінює документа, який ПФУ може використати для офіційного рішення.
Після виправлення сформуйте новий витяг і порівняйте його з попереднім. Переконайтеся, що корекція одного періоду не створила дублювання або розрив в іншому. Дату перевірки запишіть разом із номером звернення.
Практична примітка. Під час пошуку роботи вакансії можна переглядати, зокрема, на Eboard. Однак запис у трудовій книжці створює роботодавець у встановленому порядку, а саме оголошення не підтверджує офіційне працевлаштування.