Передоплата новому постачальнику або підряднику завжди пов’язана з ризиком. Базова перевірка не гарантує виконання договору, але допомагає помітити невідповідності до переказу коштів. Для неї потрібні точна назва, код ЄДРПОУ юридичної особи або податковий номер ФОП і кілька офіційних державних сервісів.
1. Отримайте точні ідентифікатори
Попросіть контрагента надати повне найменування, код, юридичну адресу, банківські реквізити та дані підписанта. Не шукайте лише за торговою назвою: однакові або схожі бренди можуть належати різним юридичним особам.
Код у договорі, рахунку та банківському платежі має збігатися. Якщо оплату просять провести іншій компанії чи фізичній особі, спочатку отримайте письмове пояснення та юридичну підставу.
2. Перевірте реєстрацію в ЄДР
У Єдиному державному реєстрі перевірте, чи існує компанія або ФОП, чи не перебуває суб’єкт у стані припинення, хто має право діяти від імені юридичної особи та які види діяльності зазначені. Дія пояснює, що відомості про ФОП і юридичних осіб формуються саме з ЄДР; офіційний витяг можна отримати онлайн.
Сама наявність запису в реєстрі не підтверджує надійність. Вона лише показує реєстраційний статус на момент перевірки.
3. Звірте податковий статус
На порталі Державної податкової служби доступні відкриті реєстри та сервіс «Дізнайся більше про свого бізнес-партнера». За кодом можна перевірити податкові відомості, зокрема статус платника ПДВ або єдиного податку та інформацію про податковий борг, якщо вона доступна у відповідному сервісі.
Податковий статус важливий не лише для оцінки ризику. Від нього можуть залежати первинні документи й податковий облік операції. Якщо результат не відповідає заявам постачальника, зверніться до бухгалтера до оплати.
4. Перевірте санкції та судові рішення
Державний реєстр санкцій РНБО надає публічний доступ до актуальної інформації про осіб і компанії, щодо яких застосовано українські санкції. Шукати краще і за кодом, і за повною назвою.
У Єдиному державному реєстрі судових рішень можна шукати справи за найменуванням та іншими параметрами. Одна судова справа не доводить недоброчесність: бізнес може бути позивачем, відповідачем або згадуватися в рішенні. Важливі зміст, роль сторони, повторюваність спорів і остаточний результат.
5. Перевірте повноваження та умови платежу
З’ясуйте, чи має підписант право укладати договір і чи немає обмежень його повноважень. У договорі зафіксуйте предмет, обсяг, строки, критерії приймання, порядок виправлення недоліків, відповідальність і умови повернення передоплати.
Реквізити для оплати отримуйте через погоджений канал. Якщо їх раптово змінили електронним листом або в месенджері, підтвердьте зміну за раніше відомим номером. Це зменшує ризик оплати на рахунок, підмінений після зламу пошти.
6. Збережіть результат перевірки
Зафіксуйте дату, посилання на реєстри, отримані витяги та ключові висновки. Дані можуть змінюватися, тому перед великим або повторним платежем перевірку варто оновити. Для значної передоплати корисні поетапна оплата, гарантійний механізм або перевірка документів юристом.
Сигнали для додаткової уваги
- реквізити в рахунку не збігаються з договором;
- контрагент уникає надання коду або документів;
- підписант відсутній серед осіб, уповноважених діяти без довіреності;
- вимагають термінову повну передоплату без чіткого опису результату;
- після погодження договору несподівано змінюють отримувача платежу.
Матеріал має інформаційний характер і не замінює юридичну, бухгалтерську або санкційну перевірку конкретної операції.